Quy trình quản lí cửa hàng tiện lợi từ xa.

Quản lý cửa hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Không đơn thuần chỉ là giúp cho việc vận hành diễn ra suôn sẻ, quản lý cửa hàng đúng cách cần đáp ứng được những yếu tố quan trọng nhất.

Ngày nay, với những phần mềm hỗ trợ quản lí bán hàng, chủ cửa hàng có thể xem mọi hoạt động của cửa hàng từ xa, an toàn và hiệu quả.

1. Quản lý hàng hóa

1.1 Nguồn hàng

Lựa chọn và quản lý nguồn nhập là yếu tố vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý cửa hàng. Quản lý hàng hóa nhập không hiệu quả hoàn toàn có thể gây ra các vấn đề mất kiểm soát tồn kho, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bán hàng của cửa hàng. 

Chính vì vậy, để quản lý hàng nhập mới và tồn kho hiệu quả, chủ kinh doanh cần có các phương pháp quản lý thông minh, phù hợp với hệ thống phần mềm quản lý bán hàng đa chức năng.

Không chỉ là nơi lưu trữ mọi giao dịch cũng như đơn nhập tốt nhất mà cách quản lý này còn giúp chủ kinh doanh tối ưu hiệu suất công việc và giảm thiểu tối đa các nguy cơ sai sót hay vấn đề có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh.

Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng cần kiểm soát chặt chẽ các nguồn cung cấp cho từng mặt hàng của mình. Bởi bạn sẽ không biết được khi nào hàng hóa của mình hư hỏng, hết hàng hay có những vấn đề phát sinh khác. Đặc biệt, đây cũng là yếu tố giúp bạn đánh giá nguồn hàng sau thời gian bán để có kế hoạch thay đổi hay tiếp tục duy trì nhập hàng với từng nhà cung cấp.

1.2 Kiểm soát tồn kho

Tùy từng mặt hàng mà việc kiểm soát thời gian nhập, lô hàng là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng cũng như có kế hoạch đánh giá hiệu quả bán hàng, từ đó đưa ra kế hoạch kinh doanh và xử lý tồn kho khó bán tốt hơn.

Liên quan đến việc quản lý hàng hóa và tồn kho, chủ kinh doanh cần có hệ thống quản lý phù hợp để kiểm soát chính xác lượng tồn, hàng hóa bày bán ở từng danh mục hay phân loại cụ thể.

Đặc biệt là với lượng sản phẩm nhiều, đa dạng về chủng loại thì quản lý đúng cách, khoa học hay sử dụng các phần mềm quản lý thông minh là yếu tố quan trọng nhất để hạn chế tối đa việc thất thoát hàng hóa và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm hàng hóa khi bán hàng. 

Dù bạn đang quản lý cửa hàng bằng các phương pháp truyền thống như sổ sách, excel hay các phần mềm thông minh, hãy chắc là bạn luôn phân loại rõ ràng các mặt hàng đang bán, mới nhập, hàng tồn khó bán,…theo từng hạng mục cụ thể để có thể dễ dàng quản lý.

Nhiều cửa hàng sẽ duy trì bán hàng ở cả cửa hàng lẫn mạng xã hội, điều này rất dễ xảy ra vấn đề lệch tồn mà không biết, khiến bạn phát sinh đơn hàng nhưng không có hàng để bán. Đó là lý do mà một hệ thống quản lý thông minh thường được ưu tiên hơn trong thời đại “bán hàng công nghệ” hiện tại.

1.3 Quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng bao gồm quy trình từ khi tạo đơn, xử lý đơn hàng đến hoạt động thanh toán và vận chuyển đến khách hàng của bạn. Hãy luôn có một hệ thống quản lý đơn hàng đúng cách để không bỏ sót hay gây ra các vấn đề sai sót nghiêm trọng trong việc lên đơn hàng. 

Đối với quản lý đơn hàng, chủ kinh doanh cần kiểm soát được toàn bộ thông tin khách hàng, thông tin mua hàng, sản phẩm hay số tiền và lưu trữ để đảm bảo không xảy ra bất kỳ vấn đề nào trong quá trình bán hàng hay chăm sóc khách hàng sau bán.

Tối ưu thanh toán là yếu tố vô cùng quan trọng để nâng cao trải nghiệm khách hàng cũng như đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình mua hàng. Để quản lý cửa hàng một cách hiệu quả, tối ưu thanh toán là điều mà bạn không thể không lưu ý. Đó là lý do mà các thiết bị bán hàng tiện dụng sẽ hỗ trợ bạn cũng như nhân viên của mình một cách hiệu quả nhất.

Không còn quá lo lắng về sai sót hay thất thoát giấy tờ, hóa đơn, một thiết bị hay phần mềm bán hàng thông minh hoàn toàn có thể giúp bạn tối ưu quy trình bán hàng và quản lý hiệu quả nhất. 

1.4 Vận chuyển hàng hóa

Kinh doanh online đã không còn là điều quá xa lạ với người tiêu dùng Việt. Với nhu cầu ngày một tăng cao, việc bắt kịp xu hướng để tăng lượng khách hàng, tăng nhanh doanh thu là yếu tố vô cùng quan trọng với mỗi chủ kinh doanh.

Xuất phát từ nhu cầu này, việc tối ưu hình thức bán tại cửa hàng kết hợp bán online, tạo đơn nhanh chóng, ship hàng hay chăm sóc khách hàng là điều cần thiết để khách hàng quay trở lại với bạn và thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

Hãy luôn để tâm đến việc quản lý vận chuyển để đảm bảo khách hàng của bạn không gặp phải các vấn đề như lạc đơn, lỗi ship, nhận hàng muộn hay thậm chí là hư hỏng khi nhận hàng của bạn. Điều này hoàn toàn có thể khiến bạn bị tổn thất và tạo ấn tượng xấu trong mắt khách hàng của bạn.  

2. Quản lý nhân viên

Nhân viên luôn là yếu tố vô cùng quan trọng đối với mỗi cửa hàng bán lẻ. Tuy nhiên, không phải chủ kinh doanh nào cũng hiểu rằng, cách quản lý của bạn sẽ quyết định sức mua, tỷ lệ khách hàng quay lại cũng như vận hành của cửa hàng.

Vậy đâu là những yếu tố quan trọng nhất mà chủ kinh doanh cần nắm vững để quản lý cửa hàng, quản lý nhân viên, đào tạo và tối ưu hiệu suất làm việc hiệu quả nhất?

2.1 Tuyển dụng

Tuyển dụng nhân viên bán hàng không cần quá chặt chẽ hay đòi hỏi quá cao. Tuy nhiên, đối với một nhân viên bán hàng, bạn cần hết sức lưu ý trong việc đánh giá thái độ làm việc cũng như kinh nghiệm bán hàng của họ. 

Một nhân viên bán hàng tốt và có triển vọng sẽ là người cần hiểu rõ khách hàng là người quan trọng nhất và đó chính là những người trả tiền cho họ. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể đánh giá cao những ứng viên có thái độ và tư duy bán hàng tốt

Hãy luôn rõ ràng trong Mô tả công việc, bởi không một ứng viên nào bỏ công sức, thời gian đi ứng tuyển một vị trí mà không rõ ràng về những công việc phải làm khi trở thành nhân viên. Cùng với đó, đây cũng là cách giúp bạn có thể loại bỏ các CV không phù hợp với yêu cầu, giảm tối đa thời gian phỏng vấn với những ứng viên không tiềm năng. 

Đừng ngần ngại thuê những nhân viên đã từng là nhân viên bán hàng của đối thủ. Chúng ta không nói về việc khai thác việc kinh doanh của đối thủ mà nói một cách dễ hiểu, những ứng viên này đều đã được đào tạo một cách bài bản và bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để họ có thể thích ứng cũng như học cách bán hay tư vấn, chăm sóc cho khách hàng.  

2.2 Đào tạo và lên lộ trình phát triển

• Đào tạo thường xuyên

Nếu không được đào tạo đầy đủ về hệ thống bán hàng, nhân viên của bạn hoàn toàn có thể sa sút và gây nên vấn đề trì trệ. Điều này có thể biến thành hiệu ứng Domino khi các thành viên nhiều kinh nghiệm hơn rơi vào tình trạng tụt dốc và nhân viên mới lại không được tiếp xúc với những người có kinh nghiệm tốt. Đó là lý do mà việc coi trọng hoạt động đào tạo định kỳ trong quản lý cửa hàng là vô cùng quan trọng. 

Hãy luôn bắt đầu bằng những buổi chia sẻ ngắn và thực tế. Đừng quá bó buộc vào những tài liệu sâu xa, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những kiến thức thực tế từ những tình huống khi kinh doanh hay chia sẻ những kinh nghiệm bán hàng từ những nhân viên cốt cán trong cửa hàng để nhân viên của mình có thể học hỏi và vận dụng dễ dàng hơn.

• Luôn tạo điều kiện cho nhân viên của mình

Để nhân viên tự đánh giá lại hiệu quả của những cuộc gọi hay lần tư vấn của mình sẽ giúp họ nắm được những điểm tốt hay chưa tốt để cải thiện. 

Đừng quá hạn chế nhân viên của mình rằng họ không được như thế này, không được như thế kia. Hãy cố gắng tạo điều kiện để nhân viên của bạn có thể tiếp cận với các vấn đề liên quan đến công việc của họ, như quản lý kho hàng, giấy tờ hay tiền bạc.

Nếu bạn lo lắng về việc không thể theo dõi được hoạt động của nhân viên thì các phần mềm quản lý cửa hàng hoàn toàn có thể giúp bạn làm điều đó. Với hệ thống quản lý tổng quát, các phần mềm quản lý bán hàng cho phép chủ kinh doanh phân quyền chi tiết và quản lý nhân viên và quản lý hệ thống bán hàng dễ dàng hơn bao giờ hết.

Là một người quản lý, bạn cần biết khi nào cần áp dụng quy tắc và khi nào cần để nhân viên của mình có quyền sáng tạo. Bởi việc áp dụng nguyên tắc để nhân viên duy trì nề nếp cũng như tính nhất quán nhưng trên thực tế, bạn hoàn toàn có thể linh động để nhân viên có thể đưa ra ý kiến, giải pháp để tối ưu hoạt động kinh doanh cũng như cải thiện hiệu quả bán hàng.

Điều này không chỉ giúp bạn tiếp nhận thêm những ý tưởng mới mà còn cho nhân viên của bạn thấy được sự tôn trọng và gắn bó với cửa hàng của bạn hơn. 

• Cập nhật những kiến thức mới nhất cho nhân viên

Đào tạo kiến thức về sản phẩm cho nhân viên bán hàng là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc quản lý cửa hàng bán lẻ. Bởi nói một cách dễ hiểu, nhân viên của bạn không thể bán hàng cho khách nếu không có một chút kiến thức nào về sản phẩm. 

Việc đưa ra các chương trình đào tạo hàng tuần, hàng tháng cũng là cách giúp nhân viên của bạn cập nhật được những sản phẩm mới, tính năng, công dụng hay cách sử dụng để có thể tư vấn tốt hơn cho khách hàng.

Không hề dễ để một khách hàng bước đến cửa hàng của bạn, vì vậy hãy luôn chắc là nhân viên của bạn có thể giữ chân khách hàng với cách tư vấn cũng như chăm sóc khách hàng tốt nhất.

2.3 Xây dựng KPI cho nhân viên

Tùy theo tình hình kinh doanh và hiệu suất công việc của nhân viên mà quản lý có thể đưa ra KPI công việc phù hợp để đảm bảo khả năng đáp ứng của nhân viên. Bởi việc xây dựng KPI cho nhân viên không chỉ giúp bạn tối ưu hiệu quả công việc, tăng nhanh doanh thu bán hàng mà còn đảm bảo khả năng thúc đẩy làm việc cho nhân viên của mình. 

Đối với các hệ thống bán hàng như mỹ phẩm hay quần áo,…nhiều quản lý cửa hàng sẽ đặt ra KPI là tổng doanh thu, doanh số cần bán mỗi tháng cho mỗi nhân viên. Từ đó xây dựng chính sách lương phù hợp với từng nhân viên của mình. 

KPI cần được xây dựng một cách cụ thể và đo lường được, không quá thấp nhưng cũng không quá sức để nhân viên có thể cố gắng và điều chỉnh công việc nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

3. Quản lý tài chính

Đối với chủ kinh doanh, kiểm soát các chỉ số tài chính là yếu tố cần thiết để đảm bảo bạn có thể đánh giá chính xác nhất tình hình kinh doanh của cửa hàng. Vậy đâu là những yếu tố mà chủ kinh doanh cần quan tâm để quản lý tài chính, quản lý cửa hàng hiệu quả nhất?

3.1 Đánh giá Lãi – Lỗ

Để đánh giá lãi lỗ của cửa hàng, rõ ràng chi phí, doanh thu và lợi nhuận là các chỉ số mà chủ kinh doanh cần nắm vững. 

Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí

Doanh thu được tính là tất cả các khoản thu có được trong quá trình kinh doanh như doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ,…. Chi phí là các khoản chi phí cố định và chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh như chi phí thuê mặt bằng, lương nhân viên, chi phí vận hành cửa hàng, thuế và các khoản chi khác,… 

Sau khi lấy doanh thu từ đi toàn bộ chi phí, bạn sẽ có lợi nhuận chính xác trong kỳ kinh doanh của bạn. Nếu lợi nhuận nhỏ hơn 0, nghĩa là bạn đang kinh doanh lỗ và việc bạn cần làm là cắt giảm một khoản chi phí không cần thiết cũng như đẩy mạnh việc kinh doanh để tăng doanh thu hiệu quả nhất.

Nếu lợi nhuận bằng 0, đây là điểm hòa vốn của bạn. Nếu con số này xuất hiện ở giai đoạn đầu khai trương, điều này có thể dễ dàng hiểu được. Tuy nhiên nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên và kéo dài trong nhiều tháng thì bạn cần xem lại việc thu chi để cải thiện hiệu quả kinh doanh và đưa ra phương án tốt hơn cho việc kinh doanh của mình.

Và nếu lợi nhuận lớn hơn 0, rõ ràng đây là một tín hiệu đáng mừng cho thấy việc kinh doanh của bạn đang có lãi và bạn có thể tiếp tục phát triển việc kinh doanh, quản lý cửa hàng ngày một cách tốt hơn.   

3.2 Quản lý công nợ

Công nợ của một cửa hàng kinh doanh được hiểu là các khoản phải thu hoặc phải chi từ khách hàng hoặc nhà cung cấp. Để kiểm soát được các khoản này, chủ kinh doanh cần đảm bảo khả năng lưu trữ mọi chứng từ liên quan để đảm bảo khả năng thanh toán, thu hồi công nợ diễn ra suôn sẻ. 

Tránh để công nợ tồn đọng quá nhiều, hãy cố gắng thường xuyên kiểm soát, phân loại và xử lý các khoản phải thu, phải chi để phát hiện kịp thời các khoản tiền có vấn đề hay rủi ro phát sinh.

Đối với các đối tác sắp đến hạn hay quá hạn phải thu, phần mềm quản lý bán hàng thông minh sẽ giúp bạn kiểm soát và nhắc nhở đối tác của mình. Điều này sẽ đảm bảo công nợ không lâm vào tình trạng khó đòi hay tổn thất khi khách hàng “vô tình” quên đi mà bạn không có giấy tờ gì để chứng minh khoản nợ này. 

3.3 Quản lý dòng tiền

Kiểm soát dòng tiền trong kinh doanh được hiểu là việc kiểm soát toàn bộ hóa đơn, chứng từ về các giao dịch phát sinh trong ngày, tháng, kỳ hay tại bất kỳ thời điểm nào.

Điều này sẽ giúp bạn có thể kiểm soát toàn bộ dòng tiền vào, ra của cửa hàng. Từ đó xác định nguồn thu, chi để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.

4. Quản lý khách hàng

Nhiều người nghĩ rằng quản lý khách hàng không phải là yếu tố quá quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế, quản lý khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một cửa hàng kinh doanh. Bởi trên thực tế, việc đưa khách hàng mới đến với cửa hàng không hề dễ nhưng để khiến khách hàng cũ quay trở lại vì sản phẩm, dịch vụ của bạn lại không hề khó. 

Và hiệu quả kinh doanh của những đối tượng khách hàng này lại vô cùng tốt. Nếu sản phẩm của bạn tốt, chất lượng dịch vụ ổn và chăm sóc khách hàng hiệu quả thì tỷ lệ khách hàng quay trở lại với bạn là không hề thấp. Đây sẽ là nguồn thu chiếm phần lớn tổng doanh thu cho cửa hàng của bạn.

Đừng bao giờ xem nhẹ việc chăm sóc khách hàng sau bán. Điều này hoàn toàn có thể giúp khách hàng nhớ đến cũng như đánh giá cao cho dịch vụ của bạn. Và sẽ không là lạ nếu họ quay trở lại với bạn vào một ngày không xa

5. Các cách quản lý cửa hàng hiệu quả nhất

5.1 Quản lý cửa hàng bằng sổ sách

Với các cửa hàng kinh doanh theo lối kinh doanh truyền thống như cửa hàng tạp hóa, cửa hàng thực phẩm, các chủ cửa hàng vẫn quản lý bán hàng bằng sổ sách.

Việc ghi chép có 1 cái lợi là sẽ khiến người quản lý có thể nhớ lâu hơn lượng hàng hóa cũng như số liệu liên quan khi họ đã ghi chép ra sổ. Và để quản lý cửa tại hàng hiệu quả bạn hãy làm mới cuốn sổ quản lý của mình bằng cách chia cột và phân chia rõ ràng đơn hàng cho từng ngày.

Nên có ký hiệu rõ ràng cho mỗi mặt hàng khác nhau, như vậy khi kiểm soát số lượng sẽ dễ hơn. Hãy ghi chép có hệ thống và chi tiết nhất có thể. Tổng kết kết quả cuối mỗi ngày để có kết quả báo cáo cuối tháng chi tiết và nhanh hơn.

5.2 Lắp camera quan sát cửa hàng từ xa

Hiện nay, hầu hết các cửa hàng kinh doanh lớn nhỏ đều đầu tư cho mình hệ thống camera để quản lý bán hàng. Điều này không chỉ dễ dàng quản lý việc khác ra vào, các hành vi lừa đảo, trộm hàng và hành vi gian lận của nhân viên bán hàng. Nếu chẳng may cửa hàng của bạn có bị cướp, những hình ảnh ghi lại cũng sẽ giúp quá trình điều tra dễ dàng hơn.

5.3 Quản lý hàng hóa bằng excel

Quản lý bán hàng bằng excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trong quản lý hàng hóa. Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ tiên tiến để giúp các chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ không mất nhiều thời gian, công sức trong việc ghi chép sổ sách như trước đây.

Quản lý bán hàng bằng excel là cách quản lý cửa hàng bán lẻ với các thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.

Tương tự như vậy, excel sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kì lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng.

Quản lý bán hàng bằng excel giúp điều chỉnh hàng và chống thất thoát trong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%.

Để quản lý bán hàng bằng excel bạn nhất định phải có những gì?

• Kiến thức cơ bản về excel

Một số hàm cơ bản hay được sử dụng trong quản lý hàng nhập xuất tồn kho bạn nên biết như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm ( lookup),… Hãy tự trau dồi vốn kiến thức về excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên các trang công cụ hỗ như Youtube, giapphapexcel.com.vn, Support.office.com…

• Bộ ứng dụng Office Micrsoft và máy tính

Cả máy tính và bộ Office Microsoft chỉ cần chạy tốt và sử dụng phiên bản 2007 trở lên bạn đã có sẵn sàng mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của cửa hàng mình.

5.4 Sử dụng phần mềm để quản lý cửa hàng
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc quản lý bán hàng đã dễ dàng và nhanh chóng hơn với việc áp dụng máy móc, thiết bị vào trong quá trình kinh doanh. Chúng ta có máy bán hàng, máy in mã vạch cho từng sản phẩm để dễ dàng quản lý hay một phần mềm quản lý bán hàng đơn giản cho quá trình kinh doanh.

Phần mềm bán hàng tạp hóa, cách quản lý cửa hàng bán lẻ là tích hợp hiệu quả với giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng cho phép bất cứ cửa hàng kinh doanh nào.

Từ quản lý hàng hóa, quản lý tồn kho cho nhanh chóng, báo cáo bất cứ thời điểm nào để chúng ta có thể thấy kết được kết quả hoạt động kinh doanh diễn ra như thế nào, đâu là sản phẩm đang bán chạy, đâu là sản phẩm cần tiêu thụ trước khi hết mùa vụ

Ngoài ra, quản lý bán hàng theo lượng bán của từng nhân viên cho bạn kết quả đánh giá mức độ hiệu quả của họ. Tính năng quản lý từ xa trên các thiết bị di động sẽ cho bạn những kết quả  kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng. Và máy móc không thể gian lận. Đây là hiệu quả tối ưu của công nghệ tích hợp trong quá trình kinh doanh.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về phần mềm quản lí bán hàng tốt nhất